Salut la team Trendee !
On espère que vous allez bien et que vous êtes prêts à lire notre nouvel article ? Le sujet du jour : les étapes pour organiser un événement réussi !
Vous avez toujours rêvé d’organiser un événement mais vous ne savez pas par où commencer ? Que ce soit un événement BtoB ou Btoc, on vous explique T-O-U-T et on vous détaille les étapes clés.
Notre espace événementiel à Cannes est entièrement modulable & vous ouvre les portes du lundi au dimanche. Imaginez, vivez, célébrez vos plus beaux événements au sein du Trendee aux inspirations urban jungle.
Un petit mot d’ordre : « La prédilection d’un événement a pour résultat de faire arriver ce qu’elle a prédit » ; Paul Watzlawick.
1ère étape pour organiser un événement : Conceptualiser votre événement ! 💡
Cela peut sembler assez évident mais la première étape est évidemment d’imaginer votre événement de A à Z et de mesurer sa faisabilité. Quel sera le format de votre événement ? Quel sera le concept et le thème global ? Son timing ? Sa durée ? L’équipe ? La disposition de la salle ? La restauration ? Le son ? Autant de questions que vous allez devoir absolument vous poser ! L’organisation sera votre meilleur allié.
Ainsi, votre plan global doit inclure la logistique, le contenu mais aussi la promotion de votre événement. Créez un document partagé avec votre équipe mettant en avant ce plan de communication global. Répartissez également les tâches de chacun afin d’avoir une vue d’ensemble. Chaque tâche doit avoir un deadline : prioriser toutes vos missions avec différentes sous-étapes qui doivent être réalisées.
Pour créer ce plan, n’hésitez pas également à utiliser des outils digitaux et des applications !
Pensez aussi à brainstormer avec votre équipe ! Les idées créatives vont émerger et vont vous permettre d’aller plus loin dans l’organisation de votre événement.
En synthèse : créativité, partage et organisation !
2ème étape : Étudiez votre cible ! 👱🏻♀️👨🏻💻
Il est très important d’avoir une bonne connaissance de votre public ! Construisez un profil type et pensez à ce que vos invités vont rechercher, les éléments sur lesquels ils vont être attirés, s’ils sont présents sur les réseaux sociaux etc.
Demandez-vous également si votre profil est un « pro » des nouvelles technologies car de nos jours les invitations électroniques sont par exemple incontournables, tout comme la communication par les réseaux sociaux.
Mieux vous ciblez votre invité, plus vous atteindrez vos objectifs et vous transmettrez le bon message.
Une fois votre cible étudiée, il est temps de passer à la partie financière (attention, les calculs vont vous faire tourner de l’œil) !
3ème étape : Définir votre budget !
Attention, si vous avez peur des chiffres, des tables de multiplication, des pourcentages, passez cette étape 2 😉
La gestion de budget est incontournable dans l’organisation d’un événement !
En quelques points :
- Définissez une enveloppe globale et ensuite lancez les demandes de devis ou faites appel à notre Responsable Événementiel pour vous aider à coordonner votre budget et votre événement !
- Pensez également à ce que vous allez pouvoir facturer aux participants pour couvrir les coûts tout en réalisant du profit.
- Dressez une feuille de calcul du budget énumérant les principaux éléments de votre liste de souhaits : localisation, repas, équipement audiovisuel, cadeaux, matériels, marketing, personnel etc.
- Prévoyez toujours une réserve de 10% dans votre budget pour faire face aux dépenses imprévues.
- Un autre petit conseil : vérifiez tous vos devis pour ne rien rater et faites-vous des check-list !
4ème étape : Choisir le bon moment et le lieu idéal ! 🙌🏻
Une fois que vous avez conceptualisé votre événement, identifiez votre cible et préparez votre budget, il est temps de choisir la date et le lieu idéal !
Effectivement, trouver le moment opportun pour organiser votre événement est primordial. Vérifiez si un événement de la même ampleur n’est pas organisé en même temps que le vôtre et vérifiez également si votre thème est innovant et qu’il n’est pas similaire à un événement déjà créé. La période choisie doit convenir également à votre public cible.
Une fois que vous avez sélectionné votre date, il est temps de trouver le lieu idéal ! Quoi de mieux qu’un espace de 160m2 en plein centre de Cannes, à 5 minutes à pied du centre-ville, innovant et dans une ambiance aux inspirations jungle urban ? Rien évidemment ! Nous vous proposons un lieu pensé pour vous et qui est entièrement modulable. En clair : tous vos souhaits seront exaucés !
Envoyez-nous vos briefs, notre Responsable Événementiel se fera un plaisir de l’étudier et de vous proposer des idées innovantes et originales tout en répondant à votre demande.
5ème étape : Digitaliser votre événement ! 💻
La dernière étape est la digitalisation de votre événement ! Pensez digital, community management et site web pour promouvoir et faire vivre votre événement.
Que ce soit en amont, pendant ou après votre événement, le digital doit être au cœur de votre stratégie.
Envoyez un save the date et vos invitations de façon électronique, communiquez sur votre événement via les réseaux sociaux, développez, engagez et fidélisez votre communauté via une réelle stratégie social media au travers par exemple de jeux concours, créez un site internet dédié, faites appel à des influenceurs et construisez une stratégie de marketing d’influence… En bref, pensez et dormez digital !
Après votre événement, vous pourrez également envoyer à vos invités un mailing les remerciant et un questionnaire de satisfaction 😉
Et n’oubliez pas, l’avantage d’un événement est qu’il vit avant, pendant et après le jour J !
On espère que ces quelques points vont vous aider à construire l’événement de vos rêves ! Notre espace événementiel Trendee est à votre entière disposition, tout comme notre équipe pour répondre à toutes vos demandes (mêmes les plus folles !).
Alors, vous êtes prêts ? 1, 2, 3 c’est parti, conceptualisez votre événement ✨
Trendee, espace événementiel Cannes.
